Vous souhaitez diffuser une newsletter à vos prospects et clients ? Cette stratégie de fidélisation peut s’avérer gagnante, mais il est indispensable de respecter quelques règles. Découvrez tout ce que vous devez savoir pour la mise en place et l’envoi de vos newsletters dans le respect du RGPD.
Le RGPD, c’est quoi ?
Le RGPD, règlement pour la protection des données à caractère personnel, a pour objectif d’assurer le respect des droits de chacun sur ses données personnelles. Pour cela, il impose des obligations aux entreprises concernant la collecte, l’utilisation et la sauvegarde des données personnelles de leurs utilisateurs. Il y a donc quelques règles à observer pour la diffusion d’une newsletter.
Quelles sont les obligations exigées par le RGDP ?
Le RGPD définit 3 règles que toute entreprise doit respecter :
- Il est imposé de communiquer clairement sur l’utilisation qui sera faite des données personnelles fournies par les clients et prospects ;
- Des mesures visant à protéger les données des éventuels piratages doivent nécessairement être mises en place de façon préventive ;
- Les utilisateurs doivent avoir la possibilité de modifier facilement leur consentement et de demander la révision ou la suppression de leurs données.
Ces obligations impactent les pratiques marketing notamment la diffusion de newsletters.
Les 4 mesures à adopter pour la diffusion de newsletters
Voici 4 actions concrètes à mettre en place pour vous assurer de respecter les obligations imposées par le RGPD pour l’envoi de vos newsletters.
Le consentement des contacts
La première bonne pratique à adopter pour la diffusion de votre newsletter est de vous assurer d’obtenir un consentement éclairé de la part des destinataires de vos emails. Pour cela, il est nécessaire que vos contacts réalisent un acte concret et clair. Dans le cadre d’une liste d’e-mailing, vous devez prévoir une cache à cocher obligatoirement par votre contact pour autoriser la réception de vos mails. Cette case représente ce que l’on appelle l’opt in.
Bon à savoir : il n’est pas permis de précocher la case car cela implique l’absence d’action de la part de la personne concernée. La législation ne considère pas cela comme un consentement réel. Le RGPD n’est donc pas respecté avec un formulaire d’inscription contenant une cache précochée pour autoriser l’utilisation des données pour l’envoi de mails.
La preuve du consentement
Chaque entreprise doit pouvoir prouver le consentement de toutes les personnes inscrites sur leurs listes de diffusion, même pour celles créées avant l’application du RGDP (25 mai 2018). Pour ces dernières, une campagne de requalification est inévitable afin de recueillir les consentements de l’ensemble des abonnés de manière conforme à la réglementation. Les entreprises sont tenues de retirer de leur liste les personnes n’ayant pas confirmé expressément leur autorisation.
La possibilité de désabonnement
La troisième règle à honorer pour vous assurer de diffuser votre newsletter dans le respect des obligations du RGDP est de simplifier le désabonnement. Les destinataires de vos newsletters doivent pouvoir se retirer de votre liste d’envoi très facilement. Vous devez donc intégrer un lien de désinscription à l’intérieur de chacune de vos newsletters. Il est recommandé de demander la raison de la désinscription afin d’adapter votre stratégie pour la suite.
L’accès aux données
Enfin, vous devez indiquer clairement leurs droits aux destinataires de vos newsletters et leur accorder un droit :
• d’accès à leurs données personnelles ;
• de rectification ;
• de récupération ou d’effacement.
Aussi, les coordonnées de la personne ou de l’entité en charge de la gestion des données personnelles de votre entreprise doivent obligatoirement apparaître.
Vous connaissez à présent toutes les précautions à prendre pour diffuser une newsletter. En suivant ces conseils, vous ne vous exposerez plus aux risques de sanctions prévues en cas de non-respect du RGPD.